QUY CHẾ

Về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện

trường Đại học Hồng Đức

Ban hành theo Quyết định số 436/QĐ-ĐHHĐ ngày 12 tháng 5 năm 2008

của Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức

 

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về tổ chức, hoạt động và cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hồng Đức ( sau đây gọi tắt là Trung tâm).

2. Quy chế này được áp dụng cho tất cả các đối tượng được tham gia quản lý, khai thác, sử dụng thông tin, tài liệu tại Trung tâm và trang thiết bị trên hệ thống mạng máy tính của Nhà trường.

Điều 2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 

1. Chức năng:

- Trung tâm có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu, dữ liệu có trong thư viện ( tài liệu chép tay, in, sao, chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu trên mạng Intranet, Internet…) và cơ sở vất chất, trang thiết bị, mạng thông tin của trường do Trung tâm quản lý.

- Quản lý điều hành hệ thống mạng công nghệ thông tin & truyền thông (CNTT&TT), Website trường phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học (NCKH), công tác quản lý, điều hành và các hoạt động khác của trường Đại học Hồng Đức. 

2. Nhiệm vụ:

Trung tâm có các nhiệm vụ sau:

a) Tham mưu giúp Hiệu trưởng nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn, ngắn hạn và hàng năm của Trung tâm, tổ chức điều phối toàn bộ hệ  thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường; xây dựng kế hoạch phát triển Trung tâm thành Trung tâm thông tin, tư liệu, khoa học hiện đại của trường đại học.

b) Tham mưu cho lãnh đạo trường trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, dự án, chương trình ứng dụng CNTT&TT phục vụ yêu cầu phát triển của nhà trường.

c) Bổ sung, phát triển, cập nhật nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài áp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, các dạng tài liệu khác của nhà trường; Thu nhận khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của các bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, các ấn phẩm tài  trợ, biếu, tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện trong nước và quốc tế.

d) Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lí tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của nhà trường và của pháp luật.

đ) Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kíêm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện tại chỗ và trên mạng thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của nhà trường và quy định của pháp luật; hướng dẫn các đơn vị và cá nhân trong trường thực hiện đúng quy định quản lý và cập nhật thông tin trên Website Đại học Hồng Đức.

e) Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiến tiến vào công tác thông tin, thư viện.

g) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

h) Tổ chức quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản kiểm kê định kì vốn tài liệu, cơ sở vật chất, kỹ thật và tài sản khác của Trung tâm, tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch;

i) Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm và trao đổi thông tin, tư liệu, dữ liệu với các thư viện trong và ngoài nước, từng bước hiện đại hoá công tác thông tin, tư liệu, thư viện.

k) Thực hiện các báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo tình hình đột xuất khi có yêu cầu của Hiệu trưởng, UBND tỉnh Thanh hoá và các Bộ, Ngành có liên quan.

Điều 3. Quyền hạn của Trung tâm

Trung tâm có những quyền hạn sau đây:

a) Tham gia các hội nghề nghiệp, các hội nghị, hội thảo khoa học về thông tin thư viện trong nước và quốc tế khi được Hiệu trưởng đồng ý; liên kết, hợp tác với các thư viện, trung tâm thông tin, tổ chức cá nhân trong nước và nước ngoài về tiếp nhậ tài trợ, viện trợ trao đổi nguồn  lực thông tin, kinh nghiệm chuyên môn, tham gia các mạng thông tin khi được Hiệu trưởng uỷ quyền và phù hợp với quy định của nhà trường và của pháp luật;

b) Xây dựng và tham gia tổ chức thực hiện kế hoạch: bổ sung vốn tài liệu thư viện, CSDL điện tử; cơ sở vật chất; bổ sung, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, hệ thống máy tính và mạng máy tính thuộc Trung tâm quản lý.

c) Quản trị Website của nhà trường, xây dựng danh mục các thông tin tư liệu của các đơn vị và nhà trường cung cấp trên Website và bổ sung vào hệ thống cơ sở dữ liệu của Trung tâm. Đôn đốc kểm tra việc cung cấp thông tin tư liệu của các đơn vị theo quy định để cập nhật trên Website của nhà trường.

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị trong trường cung cấp các tài liệu, tư liệu như các báo cáo khoa học, các luận văn, luận án, khoá luận, kết quả nghiên cứu khoa học để thường xuyên bổ sung và củng cố kho tài liệu của Trung tâm.

e) Tổ chức quản lý thống nhất và phát huy hiệu quả việc ứng  dụng công nghệ thông tin phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý nhà trường. Chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy tính, mạng máy tính, bổ sung và triển khai phần mềm ứng dụng, các trang thiết bị thuộc lĩnh vực CNTT&TT khác của Trường.

g) Tổ chức hoạt động dịch vụ có thu của Trung tâm theo cơ chế phù hợp với quy định của nhà  trường, của  pháp luật và chức năng nhiệm vụ được giao.

h) Từ chối phục vụ tài liệu trái pháp luật và trái nội quy, quy định, quy chế của Trung tâm và Nhà trường.

Điều 4. Đối tượng  phục vụ của Trung tâm

Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm gồm:

1. Đối tượng 1: Cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên, học viên, học sinh, sinh viên trường Đại học Hồng Đức.

2. Đối tượng 2: Các nhà nghiên cứu khoa học và chỉ đạo sản xuất, doanh nghiệp, doanh nhân và người sản xuất thuộc nhà trường.

3. Đối tượng 3: Bạn đọc ngoài nhà trường chấp thuận các nội quy, quy định của nhà trường và của Trung tâm.

 

Chương II

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM

 

Điều 5. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Trung tâm là đơn vị trong cơ cấu tổ chức của trường Đại Học Hồng Đức; có lãnh đạo Trung tâm và các tổ chuyên môn, nghiệp vụ.  

1. Lãnh đạo Trung tâm:

Lãnh đạo Trung tâm Thông Tin - Thư viện gồm có giám đốc và các phó giám đốc. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động của Trung tâm và thực hiện nhiệm vụ được giao.

Phó giám đốc Trung tâm giúp Giám đốc trong công tác lãnh đạo Trung tâm, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được phân công . 

2. Các tổ chuyên môn nghiệp vụ.

Trung tâm Thông Tin - Thư viện trường Đại học Hồng Đức có các tổ chuyên môn, nghiệp vụ sau đây:

- Tổ nghiệp vụ: Gồm các bộ phận.

+ Bổ sung trao đổi: Có nhiệm vụ bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 3 quy chế này.

+ Xử lý tài liệu: Có nhiệm vụ thực hiện các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu, nhập biểu ghi CSDL, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện. 

+ Thông tin - Thư mục: Có nhiệm vụ xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, các loại thư mục, cập nhật thông tin thư viện vào các Website, hướng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt động thông tin khác.

+ Bảo quản tài liệu: Có nhiệm vụ bảo quản vốn tài liệu thư viện, chuyển dạng tài liệu, tu sửa, phục chế tài liệu bị hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng hoặc do các nguyên nhân khác.

+ Hành chính tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các công tác hành chính, xây dựng và thực hiện kế hoạch Tài chính - Kế toán, thống kê báo cáo, cung ứng trang thiết bị cho hoạt động thư viện. 

- Tổ phục vụ bạn đọc cơ sở 1:

Có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài thư viện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống các phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện; tổ chức kiểm kê kho sách ở cơ sở 1 theo quy định.

- Tổ phục vụ bạn đọc cơ sở 2: 

Có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài thư viện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống các phòng đọc, phòng mượn, phòng đọc cao học, phòng đa phương tiện; tổ chức kiểm kê kho sách ở cơ sở 2 theo quy định.

-         Tổ công nghệ thông tin có nhiệm vụ:

Quản lý thống nhất hệ thống mạng nội bộ toàn trường (gồm mạng LAN cơ sở 1 và cơ sở 2, mạng Internet không dây, hệ thống máy chủ và các thiết bị cơ sở hạ tầng, các thiết bị đầu cuối và máy tính nối mạng, cơ sở dữ liệu dùng chung ) nghiên cưú, đề xuất và lập kế hoạch thực hiện các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý, điều hành nhà trường, nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện, quản trị mạng, tham gia vào quá trình bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị công nghệ thông tin và truyền thông của trường; quản trị Website trường và Trung tâm, hỗ trợ cho việc số hoá tài liệu và xuất bản các tài liệu điện tử.

Điều 6. Hội đồng Thông tin- Thư viện

Hội đồng Thông tin- thư viện (TT-TV) Trường Đại học Hồng Đức thực hiện chức năng tư vấn về những công việc quan trọng của Trung tâm.

Hội đồng TT-TV có chủ tịch là 1 thành viên trong Ban Giám hiệu. Thành viên hội đồng TT-TV gồm lãnh đạo một số khoa, phòng, ban và chuyên gia.

Hiệu trưởng quyết định thành lập hội đồng TT-TV, nhiệm kỳ hội đồng TT-TV trường là 5 năm.

Điều 7. Người làm công tác Thông tin - Thư viện

1. Người làm công tác TT-TV được nhà trường tạo điều kiện thuận lợi trong học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ và được đảm bảo chế độ, quyền lợi theo quy định của nhà trường, của các Bộ quản lý và quy định của pháp luật.

2. Việc bố trí người làm công tác TT-TV được căn cứ vào tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh chuyên môn theo quy định của nhà trường và của pháp luật, để đảm nhận công việc phù hợp với chuyên môn được đào tạo và năng lực, sở trường, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Trung tâm.

3. Hiệu trưởng nhà trường quyết định số lượng nhân sự cần thiết trên cơ sở tham mưu của giám đốc Trung tâm, để đảm bảo cho Trung tâm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao có hiệu quả.

Điều 8.  Các hoạt động của Trung tâm

1. Hoạt động phát triển của Trung tâm; hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ trong và ngoài Trung tâm như: Bổ sung, sưu tầm, lựa chọn và xử lý tài liệu, tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học về lĩnh vực thư viện.

2. Biên soạn các bản thư mục và thư mục chuyên đề, xây dựng cơ sở dữ liệu khai thác mạng Internet; tổ chức các kho tự chọn, giới thiệu và triển lãm sách báo phu hợp với điều kiện cụ thể của thư viện nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của người đọc.

3. Quản lý thống nhất và phát huy tối đa việc ứng dụng công nghệ thông tin của trường phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa  học và công tác quản lý nhà trường; tham gia vào quá trình triển khai mới và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy tính, mạng máy tính, bổ sung và triển khai các phần mềm ứng dụng và các trang thiết bị công nghệ thông tin, quản trị Website của nhà trường và trung tâm.

 

Chương III

CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM.

 

Điều 9. Cơ sở vật chất của Trung tâm

1. Vốn tài liệu của Thư viện trường Đại học Hồng Đức bao gồm các vật mạng tin dưới dạng vật chất: Tài liệu in trên giấy, tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến được tổ chức thành các kho phù hợp nhằm phục vụ nhu cầu người đọc, người dùng tin trong trường đại học.

2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm bao gồm hệ thống mạng máy tính, máy tính trong hệ thống, các phần mềm ứng dụng, website của nhà trường, các trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ của Trung tâm.

3. Trụ sở của Trung tâm.

a) Trụ sở của Trung tâm hiện tại được bố trí tại 2 cơ sở của nhà trường

Xây dựng trụ sở Thư viện theo đúng tiêu chuẩn kiến trúc và phù hợp với sự phát triển thư viện.

Diện tích kho của thư viện được ấn định theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Bộ Văn hoá – Thông tin hướng dẫn chi tiết về điều kiện thành lập thư viện và thủ tục hoạt động thư viện.

Điều 10. Kinh phí hoạt động của Trung tâm

1.     Nguồn kinh phí hoạt động của Trung tâm bao gồm:

a) Nguồn kinh phí được nhà trường cấp:

- Kinh phí hoạt động thường xuyên theo kế hoạch.

- Kinh phí đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị, phần mềm dùng chung, vốn tài liệu xây dựng thư viện, phát triển hệ thống mạng máy tính, ứng dụng công nghệ thông tin và các hoạt động nghiệp vụ theo kế hoạch hàng năm.

b Nguồn kinh phí khác:

- Nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và chức năng nhiệm vụ được giao như: Sao chụp tài liệu, dịch thuật, cung  cấp thư mục theo chuyên đề, sử dụng mạng thông tin - thư viện, sử dụng Internet, dịch vụ đa phương tiện, tiền đền bù sách mất.

- Các khoản tài trợ, quà biếu, tặng của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.

2. Kinh phí chi cho hoạt động trung tâm: Trung tâm xây dựng kế hoạch kinh phí được Hiệu trường phê duyệt để tổ chức các hoạt động sau:

a) Chi cho các hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch đã được phê duyệt nhằm bổ sung tài liệu, phát triển nguồn lực thông tin, bồi dưỡng cán bộ, tập huấn khai thác sử dụng hệ thống thông tin.

b) Chi mua sắm trang thiết bị công nghệ, phần mềm, xây dựng cơ sở dữ liệu, biên tập website, bảo trì thiết bị, biên soạn thư mục, triển lãm, giới thiệu sách báo, nói chuyện chuyên đề.

c) Chi các hoạt động nghề nghiệp khác.

d) Chi đầu tư xây dựng cơ bản trụ sở thư viện.

đ) Chi các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, các hoạt động tham quan, khảo sát thực tế trong nước và nước ngoài.

e) Các khoản chi tại các điểm a, b, c, d và đ của khoản này thực hiện theo quy định của pháp luật về tài chính kế toán.

Điều 11. Quản lý cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động của Trung tâm

Ban lãnh đạo Trung tâm chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất được giao, sử dụng nguồn kinh phí thuộc thẩm quyền phù hợp với quy định của nhà trường và pháp luật.

 

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

Điều 12. Tổ chức thực hiện

- Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

- Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức giao cho Giám đốc Trung tâm trách nhiệm, quyền hạn triển khai thực hiện Quy chế này.

- Trong quá trình thực hiện nếu cần điều chỉnh, thay đổi các điều khoản trong bản Quy chế này phải báo cáo đệ trình Hiệu trưởng xem xét, bổ sung, sửa đổi./.