1.Đặt vấn đề

Sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã dẫn đến hiện tượng “bùng nổ thông tin” và gia tăng đáng kể các xuất bản phẩm, các vật mang tin khác. Kinh tế xã hội phát triển, nhu cầu người dùng tin ngày một nhiều hơn, sâu hơn và chính xác hơn đã tạo ra một sức ép rất lớn buộc hệ thống thông tin – thư viện nói chung và thư viện đại học nói riêng phải có những thay đổi phù hợp để đáp ứng với nhu cầu, nhiệm vụ mới.

Thời gian gần đây, ngành thư viện Việt Nam rất quan tâm đến vấn đề chuẩn hóa nghiệp vụ. Việc chuẩn hóa không chỉ nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thư viện mà còn giúp thư viện Việt Nam hội nhập và phát triển bền vững. Một trong những chuẩn nghiệp vụ được quan tâm nghiên cứu, lựa chọn xây dựng và áp dụng đó là ứng dụng Khung phân loại Thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification – DDC).

Trong những năm qua, Trường Đại học Hồng Đức rất chú trọng đến việc đổi mới, hoàn thiện hệ thống thông tin thư viện Trường nhằm phục vụ hiệu quả mục tiêu đào tạo chất lượng cao. Từ tháng 8 năm 2019 để chuẩn bị tốt nhất các điều kiện di chuyển về thư viện mới đảm bảo thời gian, thống nhất tất cả các kho tài liệu tại các địa điểm. Đội ngũ nghiệp vụ thư viện trường Đại học Hồng Đức đã triển khai và áp dụng khung phân loại DDC, các cán bộ đã chủ động học hỏi kinh nghiệm, nắm vững về cấu trúc, nguyên tắc phân loại và kỹ năng sử dụng khung DDC. Sử dụng Khung phân loại DDC sẽ thống nhất về mặt nghiệp vụ. DDC được nhiều thư viện trên thế giới và Việt Nam sử dụng cũng thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin, hội nhập quốc tế.

Vì vậy, trong khuôn khổ SKKN này nhóm tác giả xin đặt ra vấn đề: Ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm TT – TV, Trường Đại học Hồng Đức  nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế, góp phần nâng hiệu quả hoạt động của Thư viện.

2. Thực trạng phân loại tài liệu tại Trung tâm TT –TV, Trường Đại học Hồng Đức hiện nay

Từ năm 2017 trở lại đây thực hiện công văn di chuyển, nhiều khoa đào tạo của Nhà trường đã chuyển từ CS2 về CS chính trong đó có Trung tâm TT-TV tại nhà KLF di chuyển về tấng 4 nhà A3 và  phòng Thí nghiệm Vật lý cơ sở chính. Tháng 4/2020, di chuyển phòng 407, 413 tầng 4 nhà A5 cơ sở 2 (giáo trình, tài liệu, thiết bị phục cho khoa GDMN, GDTH) về phòng Thí nghiệm Vật lý cơ sở chính. Tuy nhiên, việc lưu trữ, sắp xếp các kho tài liệu chưa được tổ chức khoa học, thống nhất. Nguồn tài liệu tại Thư viện được bố trí ở nhiều địa điểm (tầng 4 nhà A3 và phòng thí nghiệm Vật lý);  các nguồn tài liệu di chuyển về CSC (Nguồn tài liệu tại Nhà thí nghiệm Vật lý) chưa phân kho, xếp giá theo môn loại do vậy dẫn đến việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng gặp nhiều khó khăn, bất cập và mất nhiều thời gian.

Hiện nay, tại Việt Nam nhiều thư viện ở các trường đại học, cao đẳng đã ứng dụng khung phân loại DDC từ năm 2007 theo văn bản 1598/BVHTT-TV về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam với chủ trương: Chuẩn hóa-Hội nhập-Phát triển.

 Trong khi Trung tâm TT – TV, trường ĐHHĐ vẫn đang sử dụng khung phân loại BBK. BBK là tên viết tắt tiếng Nga của: Phân loại thư viện thư mục (Bibliotechno-bibliograficheskaja klassifikaxija), đây là khung phân loại của Liên Xô cũ. Khung phân loại này có 28 lớp cơ bản được chia thành 6 nhóm chính.

-    Nhóm 1: Chủ nghĩa Mác – Lênin (1 lớp).

-    Nhóm 2: Các khoa học tự nhiên (5 lớp) .

-       Nhóm 3: Các khoa học ứng dụng (10 lớp).

-       Nhóm 4: Các khoa học xã hội (9 lớp).

-     Nhóm 5: Các khoa học tư duy (2 lớp).

-    Nhóm 6: Các vấn đề tổng hợp (1 lớp).

Khung phân loại này nhiều năm nay không được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa. Kí hiệu chữ cái Nga dùng cho các lớp cơ bản. Tuy đã được khắc phục bằng chữ Ả Rập nhưng cấu trúc kí hiệu còn phức tạp và ở một số ngành  chưa hoàn hảo, gây khó khăn cho người sử dụng.

Khung phân loại BBK dùng chủ yếu cho các thư viện Liên Xô, vì vậy mang nặng tính dân tộc. Chủ đề trong Khung phân loại BBK thiên về phân chia khái niệm theo thể chế xã hội như chủ nghĩa xã hội, chủ nghĩa tư bản, làm cho người sử dụng khung phân loại khó lựa chọn kí hiệu.

Do Khung phân loại BBK không được bổ sung, chỉnh sửa nên không có đủ chỗ để phân loại tài liệu về các lĩnh vực KH&CN mới ra đời, cũng như các vấn đề thay đổi về địa lý, chính trị, lịch sử của thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng. Khung phân loại BBK mà Thư viện Trường Đại học Hồng Đức đang sử dụng thường không có chỗ (không có ký hiệu tương ứng) khi phân loại tài liệu. Nên việc ứng dụng phân loại ở các bộ môn khoa học còn thiếu ở nhiều vị trí như: Toán ứng dụng, vật lý ứng dụng, tin học ứng dụng…

Ở Việt Nam đang tồn tại Khung phân loại BBK với nhiều phiên bản khác nhau. Do đó, nhiều thư viện đang sử dụng bảng BBK nhưng không phải là một BBK thống nhất. Hầu hết, các thư viện lớn đã sử dụng BBK nhưng lại chưa có sự bàn bạc nhất quán khi xây dựng ký hiệu, có thư viện đã định tới 4 ký hiệu phân loại cho một tài liệu, có thư viện lại chỉ lấy tối đa là 2 ký hiệu, Thư viện Trường Đại học Hồng Đức thì lấy tối đa là 3 ký hiệu để phân loại cho một tài liệu. Do việc áp dụng phân loại không hoàn toàn thống nhất trong các thư viện nên gây khó khăn cho việc trao đổi thông tin, chia sẻ các CSDL giữa các thư viện với nhau.

3. Tính năng và ưu điểm của Khung phân loại DDC

Có thể nói DDC là khung phân loại được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay, có hơn 200 nghìn thư viện của 138 nước trong đó có Việt Nam sử dụng, nên khi áp dụng khung phân loại này thì các thư viện nói chung và thư viện chuyên ngành KH&CN nói riêng sẽ có những ưu điểm, thuận lợi như sau:

3.1. Sử dụng ký hiệu phân loại có sẵn trong các cơ sở dữ liệu, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ xử lý

Các thư viện chuyên ngành của Việt Nam thường lưu trữ một khối lượng lớn sách ngoại văn, ví dụ như Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia có số sách nước ngoài chiếm hơn 70% trong tổng số sách được bổ sung hàng năm. Trong khi đó, hiện nay hầu hết sách ngoại văn đều được các thư viện lớn trên thế giới phân loại theo DDC, cập nhật trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) và kết nối trên mạng Internet. Bởi vậy, cán bộ phân loại Việt Nam khi phân loại tài liệu nước ngoài chỉ cần truy cập vào các CSDL, ví dụ CSDL sách của Thư viện Quốc hội Mỹ (Database: Library of Congress Online Catalog) để tải xuống và dùng chung ký hiệu phân loại DDC.

Đối với sách tiếng Việt, bắt đầu từ cuối năm 2010 trở đi Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành biên mục trước xuất bản, bởi vậy hiện nay hầu hết sách được nộp lưu chiểu sau khi xuất bản đều có bản mô tả in sẵn ngay sau trang tên sách và trên đó có cả ký hiệu phân loại theo DDC do cán bộ Phòng Phân loại Biên mục Thư viện Quốc gia Việt Nam xử lý.

Như vậy, nếu áp dụng chung khung phân loại DDC thì các thư viện nói chung và thư viện chuyên ngành nói riêng gần như không phải mất nhiều thời gian và công sức cho công tác phân loại.

3.2 Sử dụng chung một khung phân loại, thuận lợi cho việc trao đổi, chia sẻ và khai thác thông tin giữa các thư viện

Hiện nay, để trao đổi, chia sẻ và khai thác dữ liệu trong CSDL các thư viện thường sử dụng ký hiệu phân loại DDC. DDC được in trên 60 thư mục quốc gia, trong CSDL biên mục WorldCat của OCLC (Online Computer Library Center). Bởi vậy, nếu như các thư viện chuyên ngành KH&CN Việt Nam cũng như các thư viện các trường đại học chuyển sang sử dụng DDC thì đây cũng là một lợi thế cho việc trao đổi, chia sẻ và khai thác thông tin giữa các thư viện.

3.3 DDC là khung phân loại được cập nhật mới và đầy đủ nhất hiện nay

Hệ thống các thư viện chuyên ngành của Việt Nam nói chung đang sử dụng khung phân loại BBK và Khung Đề mục quốc gia. Hai khung phân loại này đã nhiều năm nay không được cập nhật, bổ sung. Trong khi đó, DDC có Ban Biên soạn thường trực nên được cập nhật và sửa đổi thường xuyên. DDC bản đầy đủ đã trải qua 23 lần tái bản có bổ sung và sửa chữa. Bản DDC 14 rút gọn đã được dịch sang tiếng Việt, mở rộng và xuất bản năm 2006. Bản DDC 23 đầy đủ cũng được dịch và xuất bản vào cuối năm 2013. Như vậy, nếu áp dụng DDC, các thư viện sẽ có một công cụ phân loại mới nhất hiện nay ở Việt Nam mà trong đó có đủ chỗ để phân loại tài liệu về các lĩnh vực KH&CN mới ra đời, cũng như các vấn đề thay đổi về địa lý, chính trị, lịch sử của thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng. Những vấn đề này hiện nay trong các khung phân loại cũ mà thư viện chuyên ngành đang sử dụng thường không có chỗ (không có ký hiệu tương ứng) khi phân loại tài liệu.

Hơn nữa DDC có Bảng chỉ mục quan hệ được biên soạn rất công phu và khoa học, giúp cho việc phân loại tài liệu dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.

3.4. Ưu điểm khác của khung phân loại DDC.

DDC được áp dụng cho tất cả các loại hình thư viện có kích cỡ khác nhau với những tóm tắt và hướng dẫn cho các thư viện ở mọi loại hình như: thư viện công cộng, thư viện trường học và thư viện trường đại học.

Ký hiệu DDC là ký hiệu đồng nhất số bao gồm những số Ả Rập và số thập phân.
DDC là khung phân loại thứ bậc, đi từ chung đến riêng, từ tổng quát đến cụ thể và từ lý thuyết đến thực hành.

DDC có hệ thống bảng phụ dùng chung cho toàn khung phân loại. Với việc xây dựng hệ thống bảng phụ này đã giúp cho DDC có một số ưu điểm: Làm cho hệ thống ký hiệu của DDC thống nhất về nội dung và hình thức, dễ nhớ, dễ sử dụng; Rút ngắn khối lượng mà vẫn không làm giảm số lượng các đề mục trong khung phân loại.

4. Ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm TT – TV, Trường Đại học Hồng Đức

        Từ tháng 8/2019 Trung tâm TT –TV, Trường Đại học Hồng Đức bắt đầu áp dụng phân loại theo khung phân loại Dewey (DDC) vào khâu xử lí tài liệu của thư viện. Trung tâm TT – TV, trường Đại học Hồng Đức đã thực hiện triển khai theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1. Cử cán bộ đi học hỏi kinh nghiệm tại các thư viện đã ứng dụng khung phân loại DDC.

-    Trung tâm TT –TV đã cử 4 cán bộ chuyên môn đi học hỏi kinh nghiệm tại các thư viện đã ứng dụng khung phân loại DDC, như: Thư viện tỉnh Thanh Hóa; trao đổi thông tin về khung phân loại DDC với một số trường đại học tại Hà Nội để học hỏi kinh nghiệm, cụ thể là Thư viện Quốc gia Hà Nội, Thư viện Đại học Văn hóa;… Sau khi tập huấn nghiệp vụ về, cán bộ tổ nghiệp vụ của Thư viện đã tiến hành nghiên cứu kỹ cấu trúc của phiên bản DDC 23 và tiến hành áp dụng phiên bản phân loại này vào Thư viện Đại học Hồng Đức.

(Phiên bản DDC 23 là Bảng phân loại thập phân được cập nhật và ra mắt vào năm 2011, được phát hành bản Tiếng Việt năm 2013 bởi Thư viện Quốc gia Việt Nam. Sau khi thuộc về OCLC năm 1988, các nhà soạn thảo của OCLC đã liên tục cập nhật và bổ sung để DDC trở nên đầy đủ và hoàn thiện hơn, phủ kín các môn loại khoa học. Các chỉ số của DDC23 bản đầy đủ dài hơn giúp việc phân loại chi tiết hơn, khắc phục tình trạng phân loại nhưng không thể hiện rõ được hết các đặc tính của loại hình tài liệu)

-  Họp liên tổ (Tổ nghiệp vụ và tổ Dịch vụ) phân công việc và trách nhiệm những khâu công việc liên quan đến phân loại như: hồi cố dữ liệu về phân loại, phân cấp phân loại cho các thư mục tài liệu….

Bước 2. Tổ chức hồi cố phân loại các nguồn tài liệu hiện có tại Thư viện theo từng môn loại, theo lĩnh vực và theo thứ tự bảng chữ cái A,B, C...

 Từ tháng 9/ 2019, Cán bộ Trung tâm TT –TV đã tiến hành thực hiện hồi cố tài liệu theo Khung phân loại DDC tại Phòng Thí nghiệm Vật lý cơ sở chính.

 - Phân loại tài liệu theo các lĩnh vực, theo môn loại, cụ thể: Văn học Việt Nam, Văn học nước ngoài; Lịch sử, Địa lý, Tiếng việt, Toán học, Hóa học, … Mỗi lĩnh vực lại được chia nhỏ theo thứ tự bảng chữ cái A, B, C…

Bước 3. Tổ chức làm kỹ thuật hồi cố sách theo khung phân loại DDC 23, nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập quốc tế, góp phần nâng hiệu quả hoạt động của Thư viện.

1. Giới thiệu tổng quan về khung phân loại DDC 23.

-   Cấu trúc khung DDC 23 gồm 4 bảng:

+ Bảng chính

+ Bảng phụ (bảng trợ kí hiệu)

+ Bảng chỉ mục quan hệ (relative index)

+ Bảng hướng dẫn (manual)

-DDC 23 gồm 4 tập:

Tập 1:

Lời giới thiệu

Bảng thuật ngữ

Phần hướng dẫn, các bảng phụ trợ từ 1 đến 6

So sánh thay đổi giữa ấn bản 22 và 23

Tập 2:

Bảng tóm lược thứ 1 gồm 10 lớp chính

Bảng tóm lược thứ 2 chứa 100 phân lớp

Bảng tóm lược thứ 3 gồm 1000 phân đoạn và các lớp của bảng chính có kí hiệu từ 000 đến 599

Tập 3: Gồm các lớp theo của bảng chính có kí hiệu thừ 600 đến 999

Tập 4: Bảng tra liên quan

-   Nguyên tắc thập phân/thập tiến

+ DDC là khung phân loại đẳng cấp và được xây dựng trên nguyên tắc thập phân.

-   Kí hiệu:

+ Về mặt hình thức: : DDC sử dụng KHPL đồng nhất là chữ số Ả rập, hệ đếm thập phân từ 0 đến 9.

+ Về mặt tính chất (nội dung): là KHPL đẳng cấp, phản ánh cấu tạo logic của các đề mục trong khung PL (từ lớp khởi đầu đến lớp phái sinh).

·      Bảng chính:

-   Lớp chính:

+ Có 10 lớp chính

+ Mỗi lớp cấu tạo bằng 3 chữ số (000-900), chữ số đầu tiên biểu thị nội dung của lớp chính.

+ Các lớp chính được chia nhỏ  theo nguyên tắc thập phân (tối đa 10 lớp phái sinh), sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể.

000 Tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát

100 Triết lí và tâm lí học

200 Tôn giáo

300 Khoa học xã hội

400 Ngôn ngữ

500 Khoa học

600 Công nghệ 

700   Nghệ thuật

800    Văn học

900    Lịch sử, địa lý

-      Bảng cơ bản

+ 10 lớp chính lần lượt chia nhỏ tối đa 10 phân lớp; mỗi phân lớp lại được chia ra 10 phân đoạn tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn theo nguyên tắc thập phân.

Ví dụ: Trong lớp 300 - Khoa học xã hội có thể chia thành các phân lớp từ 300 – 390. Trong mỗi phân lớp đó lại có thể chia nhỏ thành các phân đoạn từ 330 – 339 và tiếp sau là dùng số thập phân để chia nhỏ tiếp.

330       Kinh tế học

332       Kinh tế tài chính.

332.4    Tiền tệ

+ Phản ánh các khái niệm của các lĩnh vực khoa học từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, theo quan hệ đẳng cấp.

-   Tính đẳng cấp của khung phân loại thể hiện qua độ dài của khung phân loại:

+ Quan hệ ngang hàng: KHPL có cùng độ dài

+ Quan hệ phụ thuộc: KHPL có độ dài ngắn hơn

+ Quan hệ bao trùm: KHPL có độ dài dài hơn

·     Bảng phụ

-   Ý nghĩa:

+ Phản ánh các khái niệm được lặp đi lặp lại trong bảng chính (hình thức, công dụng của tài liệu, các dấu hiệu địa lý, ngôn ngữ,..) liên quan đến nội dung tài liệu.

+ Tránh cồng kềnh, phức tạp cho bảng chính

+ DDC 23 có 6 bảng phụ:

Bảng 1: tiểu phân mục chung (trợ ký hiệu tiểu chuẩn)

Bảng 2: các khu vực địa lý và con người

Bảng 3: tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể (gồm 3 bảng 3A, 3B, 3C)

Bảng 4: tiểu phân mục chung cho từng ngôn ngữ

Bảng 5: dân tộc  và nhóm quốc gia

Bảng 6: các ngôn ngữ

-   Cách sử dụng

+ Chỉ sử dụng để phối hợp với bảng chính mà không được phép sử dụng độc lập

+ Ghép trực tiếp: không sử dụng dấu hiệu trung gian

2.Quy tắc phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC 23

 2.1.Nguyên tắc phân loại theo DDC 23

§ Phân loại theo ngành

§ Phân loại theo chủ đề được ứng dụng

§ Phân loại cho chủ đề được bản đến đầy đủ hơn

§ Nguyên tắc chỉ sốc xuất hiện đầu tiên trong bảng

§ Nguyên tắc số (0)

§ Bỏ qua các nguyên tắc trên khi có chỉ dẫn cụ thể

·  Tài liệu có 3 chủ đề:

Ba chủ đề đều là tiểu phân mục của chủ đề rộng hơn xếp vào chủ số cao hơn.

·  Tài liệu có 2 chủ đề

+ Chọn chủ đề được áp dụng

+ Chọn chủ đề được nghiên cứu đầy đủ hơn

+ Chọn chỉ số xuất hiện đầu tiên trong bảng

+ Chọn chỉ số rộng hơn khi cả hai chủ đề là tiểu phân mục của chủ đề rộng hơn

+ Lựa chọn chỉ số tổng hợp dung chỉ số bao quát cho các chủ đề khi có chỉ dẫn “Xếp vào”

+ Lựa chọn chỉ số liên ngành sử dụng, chỉ số phân loại đầu tiên của ngành

+ Xếp tác phẩm không có chỉ số liên ngành vào ngành được bàn đến đầy đủ hơn

+ Bỏ qua các quy tắc khi có chỉ dẫn cụ thể “ Xếp vào…”

+ Bỏ qua các quy tắc trên khi có hướng dẫn cụ thể tại các đề mục trong khung phấn loại hoặc bảng ưu tiên.

·     Quy tắc số (0)

+ Lựa chọn Tiểu phân mục (0) và Tiểu phân mục (1-9) ưu tiên (1-9)

+ Lựa chọn tiểu phân mục (0) và tiểu phân mục (00) ưu tiên (0).

2.2. Quy tắc kết hợp các bảng phụ

§ Bảng 1: Tiểu phân mục chung

§ Bảng phụ 2

§ Bảng phụ 3

§ Bảng Phụ 4 & 6

§ Bảng phụ 5

Ø Các ví dụ cụ thể khi phân loại một tài liệu:

 Ví dụ 1. Phân loại  theo quy tắc kết hợp bảng 1: Tiểu phân mục chung

-   Giáo trình pháp luật đại cương

340 luật pháp

340.02 -.09 tiểu phân mục chung (bảng chính)

- 071 giáo dục ( bảng 1)

 KHPL: 340.071

-      Cẩm nang dinh dưỡng cho bé

613.2 Chế độ ăn uống (Bảng chính)

- 03 Từ điển, bách khoa thư, sách tra cứu (Bảng 1)

=> 613.203

 Ví dụ 2: Phân loại  theo quy tắc  kết hợp bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể.      

      - Truyện Kiều

895. 922 Văn học Việt Nam

- 1 Thơ (b3a)

- 5 Thời kỳ văn học Việt Nam

KHPL: 895.922 15

          - Lá ngọc cành vàng

895.922 Văn học Việt Nam

-  3 Tiểu thuyết (Bảng 3a)

- 7 Văn học Việt Nam thời tiền chiến.

KHPL: 895.922 37.

  Bước 4. Tiến hành xếp giá theo môn loại, theo  lĩnh vực và theo bảng chữ cái A, B, C…

Sau khi tài liệu đã được hồi cố, làm kỹ thuật sẽ được chuyển về từng kho và được xếp theo môn loại, theo lĩnh vực và theo bảng chữ cái A, B, C… để phục vụ người dùng tin, giúp cho người dùng tin dễ dàng tìm kiếm và khai thác sử dụng.

  5. Kết luận

       Thông qua việc ứng dụng khung phân loại DDC Trung tâm TT –TV Nhà trường đã nâng cao được nhận thức cho cán bộ  Trung tâm về việc chuẩn hoá các vấn đề nghiệp vụ thư viện; đào tạo được một đội ngũ cán bộ phân loại DDC, nắm vững về cấu trúc, nguyên tắc phân loại và kỹ năng sử dụng khung DDC. Đồng thời, Góp phần đẩy mạnh sự hợp tác, trao đổi, chia sẻ và khai thác dữ liệu trong CSDL, đặc biệt là nguồn tài liệu nội sinh giữa thư viện Trường Đại học Hồng Đức với các trường đại học, cao đẳng trong nước, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin, hướng tới xây dựng một Trung tâm TT – TV hiện tại./. 

Trung tâm TT -TV